Contexto
CloudNet Group, un reseller especializado en soluciones Microsoft 365, administra mĆ”s de 150 suscripciones NCE para distintos clientes desde Intcomex Cloud Platform (ICP). A medida que crece su portafolio, la gestiĆ³n de renovaciones automĆ”ticas se vuelve crĆtica para evitar errores costosos.
DesafĆo
Uno de los clientes de CloudNet olvidĆ³ comunicar su intenciĆ³n de no renovar una suscripciĆ³n anual. Esta se renovĆ³ automĆ”ticamente y, al haber pasado el perĆodo de cancelaciĆ³n de 7 dĆas, se generĆ³ un cobro no reversible. Esto llevĆ³ a la necesidad de implementar una estrategia proactiva para evitar cobros no deseados en el futuro.
SoluciĆ³n
CloudNet adoptĆ³ las funcionalidades de gestiĆ³n de renovaciĆ³n en ICP para tener un control total sobre cada compromiso NCE:
š§ ConfiguraciĆ³n del campo Auto-renew
- Ingresaron a cada suscripciĆ³n clave y editaron la acciĆ³n posterior al vencimiento.
- Seleccionaron la opciĆ³n “Terminate” para aquellas suscripciones que requerĆan revisiĆ³n antes de ser renovadas.
- Guardaron los cambios asegurando que, al vencer el compromiso, la suscripciĆ³n se cancelarĆa automĆ”ticamente si no se decidĆa lo contrario.
š Uso del botĆ³n Renew
- Para los clientes que sĆ continuarĆan con la suscripciĆ³n, pero con ajustes en la cantidad de asientos, utilizaron el botĆ³n RENEW.
- Establecieron los nuevos valores, evitando renovaciones con configuraciones antiguas.
Resultados
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Evitaron penalizaciones: ya no se generaron cobros no reversibles por renovaciones automƔticas no deseadas.
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Mayor transparencia: cada cliente pudo revisar con anticipaciĆ³n sus renovaciones y tomar decisiones informadas.
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GestiĆ³n eficiente: el equipo de CloudNet programĆ³ revisiones internas antes de la āContract End Dateā usando el horario UTC como referencia.
ConclusiĆ³n
Gracias a las herramientas de renovaciĆ³n NCE dentro de ICP, CloudNet pasĆ³ de un modelo reactivo a uno proactivo, protegiendo sus finanzas y fortaleciendo la confianza de sus clientes. Esta funcionalidad se convirtiĆ³ en una parte esencial de su operaciĆ³n y estrategia de fidelizaciĆ³n.
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