signNow

La solución de firma electrónica para el acelerado mundo de hoy

Después de años de ausencia, en 2013, Pepsi regresó como patrocinador principal del espectáculo de medio tiempo del Super Bowl, y el gigante de la industria de las bebidas no se guardó nada.

Con la actuación de Beyonce como plato principal, que incluiría la participación de sus antiguas compañeras de Destiny’s Child, los planes de la marca para este espectáculo eran gigantescos. Después de todo, el Super Bowl es el evento deportivo más visto en los Estados Unidos y el día más importante en el calendario de la industria de la publicidad en TV. La apuesta no podía ser mayor.

El equipo creativo detrás del evento sabía que tal espectáculo necesitaba una introducción que estuviera a la altura, y se les ocurrió una idea audaz: crear un corto de video que sirviera como entremés del espectáculo principal, pero que al mismo tiempo hiciera homenaje a los fanáticos de la marca. Pepsi le pidió al público que enviara fotos en poses específicas con las que crearían un spot de televisión de 30 segundos para ser emitido, de manera simultánea, durante la transmisión de TV y en las pantallas del estadio.

La respuesta superó toda expectativa. Más de 100 mil personas enviaron sus fotografías, pero con la avalancha de participantes vino también un reto igualmente abrumador: seleccionar las fotos que aparecerían en el anuncio y obtener el consentimiento de los propietarios para su uso.

Conseguir que cientos de personas dispersas por los Estados Unidos firmaran la cesión de los derechos sobre sus imágenes, presentó un desafío logístico que tenía el potencial de descarrilar el proyecto y convertirlo en un absoluto desastre. Pepsi necesitaba una solución que permitiera a los participantes completar fácilmente el formulario de inscripción, y que hiciera que la gestión de todas las solicitudes y la recopilación de los documentos legales fueran tan eficientes y seguras para el equipo de marketing como se pudiera.

Después de probar diferentes opciones en el mercado, para Pepsi fue evidente que la solución de notariado en línea de signNow, que permite recolectar firmas legalmente vinculantes a través de un simple enlace, era el camino a seguir.

Al final, el proceso de presentación y la recopilación de los documentos firmados transcurrió de manera impecable, el spot de televisión obtuvo calificaciones y críticas históricamente buenas, y el show de medio tiempo de ese año aún hoy se recuerda como uno de los mejores.

«Necesitábamos una solución que ofreciera una forma segura de recolectar firmas notariadas de nuestros clientes. No puedo imaginar lo difícil que hubiera sido sin signNow«, recuerda Elisabeth Morse, entonces Directora de Producción Integrada de PepsiCo.


Eficiencia sin papel

Según una encuesta de G2, signNow supera a su competencia en 10 de 11 categorías clave, como autenticación segura, configuración del flujo de trabajo, cumplimiento normativo, rendimiento y confiabilidad. Los más de 60 mil clientes de la solución y 12 millones de usuarios empresariales en todo el mundo otorgan a signNow un puntaje promedio de 9.56 sobre 10, lo que la convierte en la solución de firma electrónica número uno para empresas grandes y pequeñas por igual.

¿Por qué signNow obtiene calificaciones tan altas? La respuesta corta es practicidad; la larga es que aborda aspectos esenciales de cualquier proceso comercial, como la rentabilidad, la gestión del tiempo, la simplificación de los flujos de trabajo, la movilidad, la seguridad, el cumplimiento normativo, y la integración con plataformas tecnológicas.

Para empezar, signNow permite a las organizaciones hacer realidad la vieja aspiración de reducir o, aún mejor, eliminar por completo el uso de papel en la oficina. Más allá de las obvias implicaciones ambientales, el papel también representa una pesada carga para los presupuestos de las empresas. Un empleado de oficina en los Estados Unidos usa 10 mil hojas de papel cada año, 45% de ellas termina en un contenedor de basura al final del día. Solo en formularios impresos, las corporaciones gastan más de US$120 mil millones al año, y la mayoría quedan obsoletos en menos de tres meses. Para los usuarios habituales, las soluciones de firma electrónica digital de signNow reducen los gastos relacionados con el papel a un tercio.

El costo del papel no se limita a imprimir y copiar, también consume una gran parte del tiempo productivo del trabajador promedio. Se estima que cada empleado de oficina pasa 38 horas al año buscando documentos perdidos. Con un salario promedio por hora en EE. UU de US$ 22.01, solo esto representa una pérdida anual de más de US$836 por empleado. Además, recrear cada documento perdido le significará a la compañía otros $ 500 en costos laborales.

También es una cuestión de seguridad corporativa. Los procesos sin papel eliminan los riesgos de pérdida potencial de información. Los documentos físicos, por otro lado, son mucho más propensos a ser extraviados, copiados, manipulados, dañados o destruidos. Para cualquier organización, perder un papel que contiene información confidencial, un contrato firmado que se necesita para un litigio, o cualquier otro documento irreparable podría tener consecuencias nefastas. Más del 70% de las empresas desaparece dentro de las tres semanas posteriores a la pérdida de archivos físicos debido a un incendio o una inundación.

Cuestión de tiempo, no de lugar

Una variable mucho más difícil de cuantificar es el impacto económico del tiempo perdido. Cada vez que se pausa la puesta en vigencia de un acuerdo mientras la documentación es impresa, escaneada y compartida en preparación para su firma, y las personas a cargo de dar la aprobación final están físicamente disponibles, se pierden oportunidades comerciales, a menudo para siempre. signNow cierra la ventana a través de la cual se escapan las oportunidades al reducir procesos que suelen llevar días, cuando no semanas, a solo minutos.

En el agitado mundo de los negocios móviles de hoy, lo que importa es el cuándo, no el dónde. Con signNow, la ubicación física de las personas involucradas en un flujo de trabajo que requiere firma se vuelve irrelevante. La solución de escritorio se puede sincronizar con la aplicación móvil en segundos, lo que permite a los usuarios comenzar a editar documentos en su oficina y terminar en un dispositivo móvil, incluso sin una conexión a Internet. Mientras se está fuera de línea, todos los datos se almacenan en una nube privada segura y, tan pronto como se restablece la conexión, se sincronizan instantáneamente con la red signNow.

Cuando llega el momento de crear una firma, signNow hace que las cosas sean tan fáciles como pueden ser: los usuarios solo necesitan establecer su firma electrónica, ya sea dibujándola o escribiéndola, o cargando una imagen desde un dispositivo móvil o computadora de escritorio. Una vez creada, podrán usar la firma electrónica en el momento en que la necesiten.

Otra característica de signNow que hace que la firma electrónica sea significativamente más eficiente, es la posibilidad de establecer el orden de firma para tantas personas como se requiera en función de sus roles, en unos pocos pasos. signNow también permite habilitar o deshabilitar el reenvío de un documento, preestablecer recordatorios, y fijar fechas de vencimiento y contraseñas para documentos confidenciales. signNow también facilita la firma electrónica del lado del cliente a través de una guía automatizada, lo que hace que el proceso sea extremadamente amigable, incluso para usuarios sin experiencia.

Las firmas electrónicas de signNow son legalmente vinculantes, y cada actualización y firma de documentos deja un rastro de auditoría admisible en Tribunales. Además, la solución ofrece los más altos niveles de seguridad de datos y cumple con las principales normas internacionales de protección de la información, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la UE, la Ley de Protección del Consumidor de California (CCPA), los Estándares de Seguridad para Tarjetas de Pago (PCI DDS), la Ley de Responsabilidad y Portabilidad de Seguros de Salud (HIPAA), entre muchas otras.

Marlene Novo, Gerente Regional de Producto en Intcomex Cloud es una promotora de esta solución por oficio, pero sobre todo, es un caso de éxito y una cliente feliz. Como responsable de la evaluación, la integración y la incorporación de los ISV globales al portafolio de la compañía, se enfrenta a diario al ir y venir propio de negociar nuevas alianzas comerciales, la revisión de los contratos, y su aprobación. Agregar signNow a su rutina de trabajo en medio de la pandemia del Coronavirus fue un parteaguas para ella.

«Implementamos signNow en nuestros procesos un par de meses después de iniciada la emergencia del COVID-19, y claramente marcó un antes y un después. Cuando entramos en confinamiento, todas las negociaciones que estaban en curso se vieron afectadas en alguna medida por la imposibilidad de reunirme en persona con mis colegas y socios comerciales. Tan pronto como signNow se convirtió en parte de nuestro proceso, las cosas comenzaron a fluir nuevamente, incluso mejor que antes. Ahora que ya llevamos varios meses en medio de la pandemia, simplemente no podría imaginar mi trabajo sin signNow,» concluyó la Sra. Novo.


Para obtener más información sobre signNow, aquí.